Ochrona sygnalistów w przedsiębiorstwie oraz obowiązki, procedury i ryzyka prawne

Ochrona sygnalistów w przedsiębiorstwie – obowiązki, procedury i ryzyka prawne

Prowadzenie nowoczesnego przedsiębiorstwa w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym wymaga od kadry zarządzającej nie tylko intuicji biznesowej, ale przede wszystkim wysokiej dbałości o standardy zgodności z przepisami. Jednym z najistotniejszych wyzwań, przed którymi stanęli przedsiębiorcy w ostatnim czasie, jest wdrożenie kompleksowych rozwiązań z zakresu ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wprowadziła do polskiego porządku prawnego rewolucyjne zmiany, które nakładają na szerokie grono podmiotów obowiązek stworzenia bezpiecznych i poufnych kanałów komunikacji. Ochrona sygnalistów Bielsko-Biała oraz region Podbeskidzia, jako silne ośrodki przemysłowe, stają przed koniecznością szybkiej adaptacji do tych przepisów, aby uniknąć dotkliwych sankcji finansowych oraz karnych.

Wprowadzenie systemu ochrony sygnalistów to nie tylko realizacja narzuconego odgórnie obowiązku ustawowego, ale przede wszystkim budowanie kultury organizacyjnej opartej na transparentności i etyce. Sygnalista, czyli osoba, która w dobrej wierze informuje o nieprawidłowościach wewnątrz organizacji, staje się kluczowym elementem systemu wczesnego ostrzegania, pozwalającym uniknąć strat wizerunkowych i majątkowych. Warto zatem zrozumieć, na czym polega ten proces, kogo dotyczy i jakie kroki należy podjąć, aby wdrożenie było w pełni skuteczne i zgodne z literą prawa.

Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia procedury ochrony sygnalistów?

Zgodnie z nowymi przepisami, kluczowym kryterium determinującym obowiązek posiadania wewnętrznej procedury zgłoszeń jest skala zatrudnienia. Ustawodawca przyjął, że podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób są zobligowane do stworzenia dedykowanego systemu ochrony. Należy jednak podkreślić, że do progu tego wlicza się nie tylko pracowników etatowych, ale również osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych czy w ramach relacji między przedsiębiorcami (B2B), o ile osoby te uczestniczą w procesach pracy danej firmy. W regionie takim jak Bielsko-Biała, gdzie dominuje sektor motoryzacyjny oraz zaawansowane usługi produkcyjne, próg ten osiąga znaczna część lokalnych przedsiębiorstw.

Istnieją jednak branże, w których ochrona sygnalistów jest obligatoryjna bez względu na liczbę zatrudnionych osób. Dotyczy to w szczególności podmiotów działających w sektorze finansowym, ubezpieczeniowym, a także firm zajmujących się przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Dla takich przedsiębiorców brak odpowiednich procedur stanowi bezpośrednie naruszenie dyscypliny rynkowej i może skutkować interwencją organów nadzorczych. Zrozumienie, czy dana firma podlega pod te rygory, jest pierwszym i najważniejszym krokiem w procesie zapewnienia bezpieczeństwa prawnego zarządu.

Czym jest procedura zgłoszeń wewnętrznych i jak ją przygotować?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to sformalizowany dokument, który określa zasady  przyjmowania, analizowania i wyjaśniania informacji o naruszeniach prawa wewnątrz firmy. Jej celem jest zapewnienie sygnaliście pełnej anonimowości oraz gwarancja, że jego zgłoszenie zostanie potraktowane z należytą powagą, bez narażania go na jakiekolwiek konsekwencje służbowe. Prawidłowo skonstruowana procedura powinna jasno wskazywać, jakie kanały komunikacji są dostępne np. dedykowana linia telefoniczna, skrzynka szyfrowana czy bezpośredni kontakt z adwokatem, a także określać ramy czasowe na udzielenie informacji zwrotnej.

 

Przygotowanie takiego dokumentu nie powinno odbywać się w izolacji od załogi.
Ustawodawca przewidział obowiązek konsultacji treści procedury ze związkami zawodowymi lub – w przypadku ich braku – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w danej firmie. Proces ten musi trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni. Dopiero po zakończeniu konsultacji i upływie odpowiedniego okresu dostosowawczego zazwyczaj 14 dni od podania procedury do wiadomości pracowników, system ochrony sygnalistów staje się wiążący. Właśnie na tym etapie wsparcie profesjonalnego pełnomocnika jest nieocenione, gdyż pozwala uniknąć błędów formalnych, które mogłyby skutkować nieważnością całego systemu.

Rola adwokata w systemie ochrony sygnalistów

Wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie obsługi zgłoszeń podmiotom zewnętrznym, co jest rozwiązaniem wysoce rekomendowanym z punktu widzenia bezstronności. Rola adwokata w tym procesie wykracza poza samo przygotowanie dokumentacji. Jako podmiot zewnętrzny, adwokat może pełnić funkcję osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń, co buduje znacznie większe zaufanie wśród pracowników niż wyznaczenie do tego zadania osoby z wewnątrz struktury, np. kierownika kadr czy członka zarządu. Sygnalista, mając świadomość, że jego sprawa trafia do niezależnego prawnika objętego tajemnicą zawodową, częściej decyduje się na przekazanie istotnych informacji.
Ponadto, doświadczony adwokat potrafi dokonać wstępnej weryfikacji zgłoszenia, oddzielając realne naruszenia prawa (takie jak korupcja, nadużycia finansowe czy naruszenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy) od zwykłych konfliktów interpersonalnych, które powinny być rozwiązywane w trybie skarg pracowniczych. Przekazanie obsługi tych procesów do kancelarii adwokackiej RWK pozwala firmie na oszczędność czasu oraz gwarantuje, że każde zgłoszenie zostanie rozpatrzone obiektywnie, zgodnie z najwyższymi standardami prawnymi, co w konsekwencji minimalizuje ryzyko wystąpienia sporów sądowych w przyszłości.

Zakaz działań odwetowych i odpowiedzialność karna

Fundamentem całej ustawy jest bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty. Przez odwet należy rozumieć nie tylko rozwiązanie umowy o pracę, ale wszelkie formy pogorszenia sytuacji pracownika, takie jak wstrzymanie awansu, odebranie premii, zmiana zakresu obowiązków na mniej korzystny czy nękanie w miejscu pracy. Co istotne, w przypadku ewentualnego sporu przed sądem pracy, występuje tzw. odwróconyciężar dowodu. To pracodawca będzie musiał udowodnić, że podjęta decyzja kadrowa np. o zwolnieniu nie miała związku z faktem dokonania zgłoszenia przez pracownika.

 

Kwestia ta nabiera szczególnego znaczenia w kontekście prawa karnego. Ustawa przewiduje bowiem surowe sankcje za naruszenie jej przepisów. Osoba, która uniemożliwia lub istotnie utrudnia dokonanie zgłoszenia, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności. Podobne sankcje grożą za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty. Jako kancelaria specjalizująca się w prawie karnym gospodarczym, zwracamy szczególną uwagę na to, że odpowiedzialność ta może dotyczyć bezpośrednio członków zarządu lub osób zarządzających daną jednostką organizacyjną. Dlatego też wdrożenie procedury nie powinno być traktowane jako formalność, lecz jako realne zabezpieczenie wolności i majątku osób zarządzających firmą.

 

Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?

Katalog spraw, które mogą stać się przedmiotem zgłoszenia, jest bardzo szeroki i obejmuje niemal każdą sferę działalności publicznej i prywatnej. Sygnaliści mogą informować o naruszeniach w obszarach takich jak:

 - zamówienia publiczne,
 - usługi, produkty i rynki finansowe,
 - bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
 - ochrona środowiska,
 - zdrowie publiczne,
 - ochrona konsumentów,
 - ochrona prywatności i danych osobowych,
 - bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych.

Dla przedsiębiorcy z Bielska-Białej oznacza to, że sygnał może dotyczyć zarówno nieprawidłowości przy utylizacji odpadów produkcyjnych, jak i wycieku danych klientów czy nadużyć przy przetargach. Posiadanie sprawnego systemu zgłoszeń pozwala wykryć te problemy wewnątrz organizacji, zanim dowie się o nich prokuratura, Państwowa Inspekcja Pracy czy media.

Etapy wdrożenia systemu ochrony sygnalistów w firmie

Skuteczne wdrożenie systemu ochrony sygnalistów to proces wieloetapowy, który wymaga
ścisłej współpracy prawnika z zarządem firmy oraz działem kadr. Można go podzielić na
kilka kluczowych faz:

Audyt wstępny i analiza ryzyka: Na tym etapie identyfikujemy, jakie obszary w firmie są najbardziej narażone na naruszenia i jakie kanały komunikacji będą najodpowiedniejsze dla danej struktury organizacyjnej.

Opracowanie dokumentacji: Przygotowanie projektu Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych, Rejestru Zgłoszeń oraz niezbędnych klauzul informacyjnych dotyczących przetwarzania danych. Ważne jest, aby język dokumentów był zrozumiały dla każdego pracownika, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej precyzji prawnej.

Konsultacje społeczne: Przeprowadzenie dialogu z przedstawicielami pracowników. Jest to etap często lekceważony, a jego brak może być podstawą do zakwestionowania całej procedury przez organy kontrolne. Szkolenia i edukacja: Samo posiadanie procedury nie wystarczy, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niej korzystać, a kadra zarządzająca – jak reagować na zgłoszenia.

Szkolenia z zakresu etyki i przeciwdziałania odwetowymi są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu. Uruchomienie i monitoring: Po wejściu procedury w życie, konieczne jest stałe monitorowanie kanałów zgłoszeniowych i prowadzenie rejestru w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych.

Ochrona danych osobowych i poufność w procesie zgłoszeń

Nieodłącznym elementem ochrony sygnalistów jest restrykcyjne przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Tożsamość sygnalisty, a także osób, których zgłoszenie dotyczy, musi być chroniona na każdym etapie postępowania wyjaśniającego. Informacje te mogą zostać ujawnione jedynie za wyraźną zgodą sygnalisty, chyba że ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa np. w kontekście postępowania przygotowawczego prowadzonego przez organy ścigania.

Błąd w zakresie ochrony danych osobowych sygnalisty może narazić firmę na podwójne ryzyko: z jednej strony na wysokie kary administracyjne nakładane przez organy nadzorcze, a z drugiej strony na roszczenia odszkodowawcze samego sygnalisty. Dlatego systemy wykorzystywane do przyjmowania zgłoszeń muszą gwarantować najwyższy poziom poufności, a dostęp do nich powinien być ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych, które przeszły stosowne przeszkolenie i podpisały zobowiązanie do zachowania tajemnicy.

Dlaczego warto wybrać wsparcie lokalnej kancelarii?

Wybór pełnomocnika do wdrożenia procedur zapewniających zgodność z przepisami ma znaczenie strategiczne. Ochrona sygnalistów Bielsko-Biała to temat, który wymaga znajomości lokalnego rynku pracy oraz specyfiki regionalnego przemysłu. Kancelaria adwokacka RWK, posiadając biura w Katowicach i Bielsku-Białej, oferuje bezpośredni kontakt i możliwość szybkiej reakcji na pojawiające się problemy. Rozumiemy wyzwania,
przed którymi stoją właściciele firm na Podbeskidziu – od zakładów produkcyjnych po przedsiębiorstwa usługowe. Nasze podejście nie opiera się na dostarczaniu gotowych szablonów, lecz na tworzeniu rozwiązań dopasowanych do konkretnych potrzeb. Każda organizacja ma inną kulturę i inną strukturę, dlatego procedura musi być dostosowana do realiów panujących w danym zakładzie pracy. Współpraca z lokalnym adwokatem ułatwia również przeprowadzanie szkoleń stacjonarnych oraz pozwala na bieżące konsultacje w sprawach nagłych, które wymagają natychmiastowej oceny prawnej.

Podsumowanie i skutki zaniechania obowiązków

Ignorowanie przepisów o ochronie sygnalistów jest strategią obarczoną ogromnym ryzykiem. W dobie rosnącej świadomości prawnej pracowników, brak oficjalnego i bezpiecznego kanału zgłoszeń nie sprawi, że nieprawidłowości znikną. Wręcz przeciwnie – sprawi, że sygnalista, nie mogąc dokonać zgłoszenia wewnętrznego, skorzysta z drogi zgłoszenia zewnętrznego do organów państwowych lub dokona ujawnienia publicznego. W takiej sytuacji firma traci jakąkolwiek kontrolę nad procesem wyjaśniania sprawy i musi liczyć się z natychmiastową kontrolą właściwych organów nadzoru. Wdrożenie procedury to inwestycja w bezpieczeństwo prawne i wizerunkowe firmy. Pozwala ona na rozwiązanie problemów wewnątrz przedsiębiorstwa, zanim urosną one do rangi medialnego skandalu czy wieloletniego procesu karnego. To także jasny sygnał dla kontrahentów i inwestorów, że firma jest zarządzana w sposób nowoczesny i odpowiedzialny.

Pomoc adwokata przy ochronie sygnalistów – Bielsko-Biała i Katowice

​Jeżeli potrzebują Państwo profesjonalnego wsparcia we wdrożeniu przepisów o ochronie sygnalistów, przeprowadzeniu audytu zgodności lub chcą Państwo powierzyć naszej Kancelarii funkcję zewnętrznego podmiotu przyjmującego zgłoszenia, zachęcamy do kontaktu. Nasze doświadczenie w obsłudze prawnej firm oraz w sprawach karnych pozwala nam na kompleksowe zabezpieczenie interesów Państwa przedsiębiorstwa. Proces wdrożenia ustawy o sygnalistach może wydawać się skomplikowany, jednak z odpowiednim wsparciem merytorycznym stanie się on elementem bezpieczeństwa Państwa firmy, budującym zaufanie pracowników i stabilność biznesu na lata. Zapraszamy na spotkanie w naszych biurach, gdzie szczegółowo omówimy plan wdrożenia tych rozwiązań w Państwa organizacji lub jeśli pojawią się pytania to proszę o kontakt mailowy: kancelaria@adwokatrwk.pl Katowice 40-076, Mikołowska 9 lok, 5